Zukunftsfähiges Wissensmanagement für sieben Sozialzentren
Kreis Nordfriesland: Gewachsene Strukturen mit zunehmenden Grenzen
Über das Projekt:
- Einführung: 01.2025
- Anzahl Nutzende: 264
- Anzahl Redakteure: 15
- Anzahl Artikel Interner Bereich: 1.668
Über den Kreis Nordfriesland:
- 7 Sozialzentren in Westerland/Sylt, Wyk auf Föhr, Niebüll, Leck, Breklum, Tönning, Husum und Umland
- Optionskreis nach dem Sozialgesetzbuch II
- Mit über 900 Mitarbeitenden einer der größten Arbeitgeber in der Region
- Mitglied bei kommunit, IT-Zweckverband Schleswig-Holstein
Erfolgsfaktoren im Projekt
Nahtloser Übergang
Das Wisentro-Team stimmte sich eng mit dem IT-Zweckverband kommunit ab und migrierte bereinigte Bestandsdaten strukturiert in das neue System. So konnten alle Sozialzentren Nordfrieslands das Altsystem planmäßig außer Betrieb nehmen.
Verlässlicher Support
Wissensmanagement ist Teamarbeit. Deshalb unterstützt das Wisentro-Team Redakteure und Nutzende auch nach der Einführung bei fachlichen und technischen Fragen.
Logischer und praxisnaher Aufbau
Die Projektgruppe entwickelte gemeinsam mit dem Team von Wisentro eine an Gesetzen und Paragraphen orientierte Struktur. Sie verknüpft Nordfriesland-spezifische Inhalte direkt mit den bundesweit geltenden Rechtsgrundlagen und erleichtert die Orientierung im System.
Änderungen auf einen Blick
Ein Dashboard auf der Startseite bündelt Aktualisierungen automatisch. Mitarbeitende erkennen Änderungen sofort beim Login, arbeiten im aktuellen Bearbeitungsstand und beschleunigen ihre Sachbearbeitung.
Einheitliche Entscheidungsgrundlage
Das Fachteam pflegt neue Regelungen zentral in Wisentro ein. Informationen stehen so allen Standorten und Mitarbeitenden zeitgleich zur Verfügung.
Weniger Medienbrüche
Mitarbeitende greifen in Wisentro auf notwendige Rechtsgrundlagen zu. Diese zentrale Wissensbasis reduziert Klicks und Systemwechsel im Alltag enorm.
Im Kreis Nordfriesland ist Wissensmanagement gelebte Praxis: die sieben Sozialzentren nutzten über viele Jahre hinweg ein selbst entwickeltes, HTML-basiertes Wiki. Mit steigender Komplexität im Leistungsrecht und einer wachsenden Zahl interner Weisungen geriet das System jedoch zunehmend an strukturelle Grenzen: Inhalte waren historisch gewachsen, teilweise redundant und nur mit erheblichem Aufwand zu pflegen. Als die IT-Verantwortlichen zudem erhebliche Bedenken hinsichtlich Datenschutzes und IT-Sicherheit anmeldete, war klar: Eine zukunftsfähige Lösung muss her. In einer gemeinsamen Ausschreibung mit kommunit – dem IT-Zweckverband des Landes Schleswig-Holstein – entschied sich die Optionskommune für Wisentro.
Geordneter Übergang in die neue Wissenszentrale
Die operative Umsetzung leitete Marc Nissen, Mitglied der Fachaufsicht Leistungsrecht. Gemeinsam mit einer standortübergreifenden Projektgruppe sichtete er bestehende Inhalte, bereinigte gewachsene Strukturen und entwickelte die künftige Wissensarchitektur.
Gemeinsam mit dem Wisentro-Team und ihrer Erfahrung aus vergleichbaren Projekten erarbeitete die Projektgruppe den späteren Systemaufbau. In enger Abstimmung definierten sie die Struktur, entwickelten die interne Verlinkungslogik und überführten die Inhalte schrittweise in die vorgesehenen Bereiche.
Ein besonderer Schwerpunkt lag auf der konsistenten Verknüpfung von internen Weisungen und gesetzlichen Grundlagen. Im Unterschied zum früheren Wiki standen diese nun direkt im System zur Verfügung und waren logisch mit den kommunenspezifischen Regelungen verbunden.
Praxisnahe Redaktionsschulungen erlaubten den Fachbereichen, frühzeitig die Verantwortung für Inhalte zu übernehmen. Interne Infoveranstaltungen und die enge Begleitung während der Einführungsphase sorgten für einen geordneten Übergang vom Alt- auf das Neusystem.
Einheitliche Struktur und verbindlicher Referenzpunkt
Knapp 260 Mitarbeitende aus den sieben Sozialzentren greifen heute auf Wisentro als gemeinsame Wissensbasis mit 246 Gesetzen, Verordnungen sowie fachlichen Weisungen und mehr als 1.600 Nordfriesland-spezifischen Artikeln zu.
Interne Regelungen, Arbeitsmittel und fachliche Weisungen stellt der Kreis ausschließlich dort bereit. Änderungen werden zentral gepflegt und stehen unmittelbar allen Nutzenden im gleichen Stand zur Verfügung.
Dabei hilft auch das Dashboard auf der Startseite von Wisentro: Es bündelt aktuelle Anpassungen und macht Neuerungen für alle Mitarbeitenden transparent sichtbar. So bleiben fachliche Änderungen nachvollziehbar und gehen im Arbeitsalltag nicht unter.
An den Inhalten arbeitet die Optionskommune weiter kontinuierlich. Rückmeldungen aus der Praxis fließen an die Fachaufsicht zurück und werden systematisch in die Wissensbasis integriert. Für neue Mitarbeitende entsteht damit eine klare Orientierung. Für erfahrene Sachbearbeitende reduziert sich der Abstimmungsbedarf bei wiederkehrenden Fragestellungen.
Auch Projektleiter Nissen berichtet von durchweg positiven Rückmeldungen aus Team- und Leitungsrunden. Als Redakteur schätzt er insbesondere die einfache Pflege:
Selbst Mitarbeitende, die dem Systemwechsel zunächst skeptisch gegenüberstanden, nutzen die neue Wissenszentrale inzwischen selbstverständlich im Arbeitsalltag. Wisentro ist die verbindliche Grundlage für fachliche Entscheidungen in den Sozialzentren Nordfrieslands.
